Tạo mẫu khi bạn dùng cùng một cấu trúc nhiều hơn một lần. Nếu tài liệu chỉ dùng một lần, nhân đôi nó có thể là đủ. Nếu nó trở thành một phần trong quy trình thường xuyên của bạn, hãy chuyển nó thành mẫu.
Mở mẫu tài liệu
Vị trí của Mẫu tài liệu khác nhau tùy theo nền tảng bạn sử dụng.- macOS
- Web / Windows
- iOS
Mở Cài đặt, sau đó chọn Mẫu tài liệu trong Cài đặt không gian.
Thư viện mẫu tích hợp sẵn là điểm khởi đầu tuyệt vời, với các bố cục có sẵn cho nhật ký, lịch lập kế hoạch, bộ theo dõi và nhiều hơn nữa.
Tạo mẫu tùy chỉnh
Bạn có thể tạo mẫu từ đầu hoặc chuyển tài liệu hiện có thành mẫu.Tạo mẫu mới từ đầu
Dùng cách này khi bạn đã biết cấu trúc mình muốn nhưng chưa có tài liệu sẵn để tái sử dụng.- macOS
- Web / Windows
Chuyển tài liệu hiện có thành mẫu
Dùng cách này khi bạn đã có tài liệu với cấu trúc phù hợp và muốn tái sử dụng nó làm điểm khởi đầu cho các tài liệu sau.Mở thông tin tài liệu
Nhấn nút Thông tin (i) ở góc trên bên phải, hoặc mở thanh bên phải và chọn Thông tin.
Mẫu có thể bao gồm văn bản, trang, thẻ, hình ảnh, bảng biểu, bộ sưu tập, định dạng, ảnh bìa, biểu tượng và nền. Khi bạn tạo tài liệu mới từ mẫu, một bản sao sẽ được tạo ra, vì vậy các thay đổi của bạn không ảnh hưởng đến mẫu gốc.
Dùng mẫu tài liệu
Tạo tài liệu mới từ mẫu
- macOS
- Web / Windows
Chèn mẫu vào tài liệu hiện có
Dùng cách này khi bạn muốn thêm một phần, danh sách kiểm tra hoặc bố cục có thể tái sử dụng vào tài liệu đang chỉnh sửa. Gõ /template trong tài liệu, sau đó chọn mẫu bạn muốn chèn.Quản lý mẫu tùy chỉnh
- macOS
- Web / Windows
Cập nhật mẫu sẽ không cập nhật các tài liệu đã được tạo từ nó trước đó. Các thay đổi sẽ được áp dụng vào lần tiếp theo ai đó dùng mẫu này.
Ví dụ mẫu thực tế
Thay vì biến mọi tài liệu lặp lại thành mẫu, hãy tập trung vào những tài liệu mà cấu trúc thực sự quan trọng. Dưới đây là một số ví dụ hữu ích để bắt đầu.Ghi chú cuộc họp
Ghi chú cuộc họp
Phù hợp cho các cuộc họp nhóm định kỳ, gặp 1:1, cuộc gọi với khách hàng, hoặc kiểm tra tiến độ dự án.Cấu trúc gợi ý:
- Ngày và người tham dự
- Chương trình nghị sự
- Các quyết định đã đưa ra
- Hành động cần thực hiện kèm người phụ trách
- Câu hỏi còn mở
- Ngày họp tiếp theo
Cập nhật hàng tuần
Cập nhật hàng tuần
Phù hợp cho báo cáo tiến độ, cập nhật nhóm, hoặc đánh giá cá nhân hàng tuần.Cấu trúc gợi ý:
- Điểm nổi bật trong tuần
- Công việc đã hoàn thành
- Công việc đang thực hiện
- Rào cản hoặc rủi ro
- Ưu tiên cho tuần tới
- Liên kết đến các tài liệu liên quan
Tóm tắt dự án
Tóm tắt dự án
Phù hợp để bắt đầu các dự án với cùng một cấu trúc lập kế hoạch mỗi lần.Cấu trúc gợi ý:
- Mục tiêu dự án
- Phạm vi và những gì không thuộc phạm vi
- Tiến độ và các mốc quan trọng
- Các bên liên quan
- Tài liệu và tài nguyên chính
- Tiêu chí thành công
Lập kế hoạch cá nhân
Lập kế hoạch cá nhân
Phù hợp cho những thói quen lặp lại như viết nhật ký, lập kế hoạch du lịch, lên thực đơn, hoặc theo dõi thói quen.Cấu trúc gợi ý:
- Mục tiêu hoặc ý định
- Danh sách kiểm tra
- Phần ghi chú
- Ngày quan trọng
- Liên kết, tệp hoặc tài liệu tham khảo
- Phần suy ngẫm hoặc theo dõi
Bài viết liên quan
Ghi chú hằng ngày
Dùng mẫu với ghi chú hằng ngày để viết nhật ký nhất quán
Định dạng tài liệu
Trang trí mẫu của bạn với nền và ảnh bìa
Khối và trang
Hiểu cấu trúc nội dung để xây dựng mẫu